Voltar

Checklist de Equipamento

Disponível para:

Um cheklist de Equipamento é um formulário que deve ser criado para ser preenchido pelo usuário na Remessa, Devolução e Manutenção de equipamentos. Além de ser preenchido diretamente no cadastro de checklist para registrar uma conferência esporádica. Sua função é registrar o estado atual do equipamento para que seja possível realizar uma comparação, principalmente na remessa e devolução de um equipamento, onde pode haver avaria causada pelo cliente ou que já existia, por exemplo.

O checklist será utilizado para efetuar o controle de inspeção de equipamentos onde, além de controlar as condições do equipamento, será possível efetuar a comparação entre controles (anteriores/atual) e colocar imagens do equipamento a ser verificado.

Esse controle poderá ser enviado juntamente com os equipamentos, para que no retorno as condições possam ser verificadas novamente e poderá servir como documento para justificar a cobrança do cliente - em casos de manutenções ou indenizações.

Cada patrimônio Patrimônio é o identificador dos bens da locadora e está sempre presente nos processos da mesma. do equipamento possuirá um controle específico que conterá dados a serem preenchidos.

O checklist utilizará o cadastro de formulário customizado para a exibição de seu formulário, permitindo que o usuário customize-o como desejar. Ao montar o Checklist o sistema irá considerar a disposição dos campos do formulário baseado no agrupador "Categoria" e na "Sequência" do formulário customizado que foi vinculado ao equipamento que está sendo verificado.

No cadastro de checklist será exibida uma seção com os controles anteriores do patrimônio, possibilitando a visualização e comparação desses com o atual, ou seja, cada campo a ser preenchido possuirá um campo em frente, com a informação preenchida no checklist anterior, ao apresentar um patrimônio que não possuir histórico - o primeiro checklist do patrimônio - o campo a frente, para comparação, estará vazio. Cada cadastro será controlado pelo seu status de acompanhamento, que será gravado quando o usuário efetuar cada processo do checklist.

Procedimentos

Para acessar este processo existem quatro caminhos:

• "Iniciar -> Estoque -> Checklist de Equipamento": Tela principal onde serão  mostrados todos os checklists independente de sua origem.

• "Iniciar -> Estoque -> Checklist de Equipamento de Devolução": Tela onde serão mostrados os checklists com a "Origem" de devolução.

• "Iniciar -> Estoque -> Checklist de Equipamento de OM": Tela onde serão mostrados os checklists com a "Origem" de manutenção.

• "Iniciar -> Estoque -> Checklist de Equipamento de Remessa": Tela onde serão mostrados os checklists com a "Origem" de remessa.

Ao acessar um dos caminhos acima é aberta a tela de filtro dos patrimônios conforme mostra a imagem abaixo:

Figura 1 - Listagem de Checklist de Equipamento

Esta tela apresentará os registros de acordo com o caminho acessado, os caminhos citados aparecerão para o usuário de acordo com suas permissões no cadastro de checklist. Assim será possível deixar um usuário responsável por cada tipo de Checklist e ele verá apenas o caminho dos checklists de sua responsabilidade.

O filtro desta tela buscará todos os patrimônios da empresa em que o usuário estiver logado. Os registros de checklists das demais empresas serão exibidos apenas quando o usuário estiver acessando-as, ou seja, o controle de checklist é efetuado por empresa e só poderá ser visualizado/modificado na empresa em que foi gerado.

Esta tela poderá ser acessada também pelo processo de "Checklist" do cadastro de produto, remessa, devolução e manutenção.

Para incluir um registro clique no botão :

Figura 2 - Cadastro de um Checklist

Os seguintes campos serão apresentados:

• "ID": Ao gravar o cadastro será gerado o número do identificador no cadastro.

• "Produto": Será apresentado o nome do produto ao qual o patrimônio pertence.

• "Patrimônio": Selecione o patrimônio para o qual será gerado o registro. Este campo será editável se o checklist possuir origem igual à "Conferência" e somente na inclusão, ou seja, se o mesmo estiver sendo gerado diretamente da tela de checklist de equipamento, caso contrário o sistema buscará o patrimônio de sua origem (remessa, devolução ou OM). Poderá ser editável ainda quando a remessa estiver configurada como MANUAL e a mesma gerar um checklist de acordo com seus produtos.

• "Foto do equipto/patrimônio": Apresentará a imagem cadastrada no arquivo de imagem do patrimônio, campo "Arquivo com foto". Caso o patrimônio não possua imagem cadastrada, será carregada aquela presente no campo "Arquivo com foto" da tela de cadastro de produto. Ao imprimir o checklist, o Sisloc irá salvar as imagens no diretório do servidor com dimensões fixas e, se a largura em pixels ultrapassar os limites do sistema, a foto será redimensionada mantendo sua proporção.

• "Status": Este campo será alterado conforme a etapa em que o checklist se encontra, poderá ter as seguintes situações:

• • "A Executar": Registro criado e preenchido, porém a execução não foi efetuada. O campo estará nesta situação quando o registro for criado;

  • "A Conferir": Checklist foi executado mas não foi conferido. O campo passará para essa situação quando o processo "Executar checklist" for executado;

  • "Concluído": Registro preenchido, conferência e conclusão efetuada. O campo passará para essa situação quando o processo "Concluir checklist" for executado. Um registro com este status não pode ser excluído, ao tentar exclui-lo será exibida a mensagem: "Atenção: Este checklist não poderá ser excluído, pois já se encontra concluído."

• "Origem": Será preenchido com a informação de onde o registro foi gerado, por exemplo, Remessa, Devolução ou OM. O checklist que for criado manualmente pela tela de checklist de equipamentos possuirá a origem como "Conferência".

• "Criado por": Será preenchido com o usuário que participou do processo de criação do registro de checklist, que pode ser através de Remessa, Devolução, OM ou do cadastro de checklist do equipamento, não pode ser editado.

• "Data cadastro": Será preenchido pelo sistema com a data em que o cadastro foi criado/gerado.

• "Responsável": Este campo será preenchido com o nome do usuário logado no momento da inclusão do checklist no sistema.

- O responsável pode ser editado pelo usuário através do processo "Me tornar responsável" que estará habilitado durante a execução do Checklist.

- Um checklist só poderá ser alterado, excluído e executado por seu Responsável.

- Se o registro estiver sendo gerado automaticamente através de uma remessa (movimentação manual) ou de uma devolução este campo ficará em branco.

- Por fim, se o registro for gerado a partir da ordem de manutenção este campo será preenchido com o usuário relacionado ao funcionário responsável pelo levantamento da OM e se não houver usuário relacionado o processo será bloqueado e a seguinte mensagem será exibida: "Não existe usuário relacionado ao res. levantamento desta OM. Relacione o mesmo em "Opções\Configuração\Usuário" campo "Funcionário" ou corrija o campo "res. levantamento" nesta OM."

• "Data da execução": Será preenchido com a data em que o processo "Executar checklist" for executado.

• "Concluído por": Será preenchido pelo sistema com o nome do usuário que executou o processo de conclusão do checklist.

• "Data da conclusão": Será preenchido pelo sistema com a data em que o processo "Concluir checklist" for executado.

• "Observação": Utilize este campo para as informações que forem importantes para o checklist. Os registros gerados dos processos da manutenção terão este campo preenchidos automaticamente com informações de sua origem:

• • Remessa: "Checklist relacionado ao requisitar exped. da Remessa XXXXXX." onde 'XXXXXX' será substituído pelo número da remessa que gerou o registro.

  • Devolução: "Checklist relacionado a Devolução XXXXXX ao recepcionar equipamento." onde 'XXXXXX' será substituído pelo número da devolução que gerou o registro.

  • Levantamento OM: "Checklist relacionado ao efetuar levantamento da OM XXXXXX." onde 'XXXXXX' será substituído pelo número da manutenção que gerou o registro.

  • Execução OM: "Checklist relacionado ao executar OM XXXXXX." onde 'XXXXXX' será substituído pelo número da manutenção que gerou o registro.

Este campo será editável apenas quando o checklist estiver com status "A Executar" e o responsável for o usuário logado ou em branco.

• "Equipto. em perfeito estado?": Indica se o equipamento está ou não em perfeito estado de utilização, editável apenas se o status do checklist for igual a "A Executar" e o responsável for igual ao usuário logado ou em branco. Quando o equipamento não estiver em perfeito estado (for selecionada a opção "Não" neste campo) e o checklist estiver relacionado à uma remessa o mesmo passará a ter a "Origem" de "Conferência" e será gerado um novo checklist vinculado à remessa que o gerou, isso ocorre pois quando um equipamento não está em perfeito estado entende-se que deve ser efetuada uma manutenção para o mesmo e no momento em que essa for criada e o processo de conclusão de levantamento for executado o sistema buscará esse checklist com origem "Conferência" e todas as verificações já preenchidas para o vínculo com a OM poupando ao usuário o retrabalho de informar novamente tais verificações.

Abaixo destes campos serão apresentados aqueles criados no formulário de checklist vinculado ao patrimônio selecionado, preencha os campos criados conforme a condição do patrimônio.  Esses serão editáveis apenas quando o checklist estiver com status "A Executar" e o responsável for o usuário logado ou em branco.

Durante o preenchimento a seção com os dados do checklist será dividida em duas, mostrando os dados atuais e os dados anteriores, conforme mostra o exemplo abaixo:

Figura 3 - Seção de Detalhes do Checklist

Depois de preencher os dados, clique no botão para salvar as informações.

Processos do checklist

Os seguintes processos podem ser executados para o cadastro:

: Através deste processo você torna o usuário logado no sistema o responsável pelo checklist, o mesmo estará habilitado apenas se o usuário logado não for o responsável pelo checklist e o status do registro estiver como "A Conferir" ou "A Executar". Ao executá-lo o campo "Responsável" será preenchido com o nome do usuário logado.

: Através deste processo o usuário está definindo que o processo de checklist foi executado, ou seja, as conferências do patrimônio já foram realizadas. Ao executá-lo o status do registro será alterado para "A conferir" e o campo "Data da execução" será preenchido com a data em que o processo foi executado. Este processo será habilitado apenas se o status do checklist for "A Executar". Para executá-lo é necessário que o campo "Responsável" esteja preenchido com o nome do usuário logado no sistema, caso não seja o mesmo usuário será necessário executar o processo .

Depois de executar tal processo o mesmo será modificado para e será utilizado para estornar a execução realizada. Ao executá-lo o status do checklist voltará para "A Executar" e o campo "Data da execução" voltará a ficar em branco.

: Através deste processo o usuário está definindo que o processo de checklist foi concluído, verificado e aprovado, ou seja, as conferências do patrimônio já foram realizadas e aprovadas pelo responsável. Ao executá-lo o status do registro será alterado para "Concluído", o campo "Data da conclusão" será preenchido com a data em que o processo foi executado. O campo "Concluído por" será preenchido com o usuário logado no sistema. Este processo será habilitado apenas se o status do checklist for "A Conferir".

Depois de executar tal processo o mesmo será modificado para e será utilizado para estornar a conclusão realizada, ao executá-lo o status do checklist voltará para "A Conferir" e os campos "Data da conclusão" e "Concluído por" voltarão a ficar em branco.

Qualquer usuário poderá efetuar a conclusão ou estorno de conclusão de um checklist, desde que o mesmo possua permissão de acesso aos mesmos.

O estorno de conclusão de um cheklist vinculado à remessa não poderá será executado se a expedição dessa remessa já estiver sido efetuada por completo, uma vez que o patrimônio estará com status "Locado".

O estorno de conclusão de um checklist vinculado à manutenção e que tenha sido gerado a partir do início do levantamento da mesma não poderá ser executado se o processo "Concluir levantamento" da mesma OM já estiver executado.

O estorno de conclusão de um checklist vinculado à manutenção e que tenha sido gerado a partir da conclusão de execução da mesma não poderá ser executado se o processo "Entregar equipamento" da mesma OM já estiver executado.

Geração automática do Checklist

Os formulários de checklist serão buscados depois da movimentação de estoque dos processos de: expedição ou devolução de uma locação e abertura ou encerramento da ordem de manutenção (esta geração seguirá as configurações do sistema, clique aqui para mais informações). Para a remessa, também será possível utilizar o processo para a geração manual.

Impressão do checklist

Através do botão é possível efetuar a impressão das informações do checklist. Ao clicar neste botão será aberta a tela para escolher o modelo HTML a ser utilizado, o processo buscará todos os modelos cadastrados com o tipo de documento "Checklist de Equipamento" (este cadastro é realizado através do cadastro de texto, clique aqui para mais informações).

Figura 4 - Formulário para Seleção de modelo HTML para Impressão de Relatório

Escolha qual o modelo para a impressão e clique no botão .

Para a impressão do checklist de itens com arquivos de foto, o sistema salvará as imagens no diretório do servidor com as dimensões fixas e, se apenas as dimensões da foto ultrapassarem estes limites ela será redimensionada na impressão mantendo a proporção. As configurações correspondem a impressão em formato/tamanho A4 na posição de retrato.

Avisos do checklist

Na tela de avisos do sistema os seguintes avisos sobre o cadastro de checklist serão exibidos:

• "Checklists a executar": Serão totalizados, na quantidade deste aviso, os checklists com status "A Executar" que possuírem como responsável o usuário logado e também os que estiverem com o campo "Responsável" em branco. Por exemplo, o usuário é responsável por cinco itens de checklists com status "A Executar" e existem ainda mais dois itens sem responsável, a quantidade deste aviso será sete.

• "Checklists a conferir": Serão totalizadas, na quantidade deste aviso, os checklists com status "A Conferir" que possuírem como responsável o usuário logado e também os que estiverem com o campo "Responsável" em branco. Por exemplo, o usuário é responsável por dois itens de checklists com status "A Conferir" e existem ainda mais quatro itens sem responsável, a quantidade deste aviso será de seis.

Ao clicar no aviso a tela de listagem do checklist será exibida mostrando apenas a quantidade de checklists indicada no aviso uma vez que o filtro se adequa às regras do mesmo.

Clique aqui para visualizar o tópico com um exemplo de todo o processo de utilização do checklist.