Por Adriano Ceccarelli
Alguns fatores são essenciais na evolução dos processos da sua organização, de forma que fiquem estáveis, aderentes e alinhados com os objetivos estratégicos. Abaixo descrevo 5 desses fatores fundamentais que ajudarão a avaliar se sua gestão está trazendo o resultado esperado.
- A Cultura Organizacional é analisada, e deve ser trabalhada para uma adoção de conceitos e metodologias que nortearão a organização em como aderir as melhores práticas para o perfil da empresa.
A decisão de basear-se em melhores práticas para serem incorporadas numa organização deve ser muito bem analisada. É necessário um diagnóstico minucioso de como a organização está estruturada, qual o seu histórico, se seus colaboradores estão envolvidos com o negócio, conhecer toda a empresa e saber quais os problemas a trabalhar para que todos estejam alinhados às mudanças necessárias. Conceitos ajudam a organização a identificar quais metodologias podem ser aplicadas em sua cultura, sendo essas um apoio na definição de formas e procedimentos realizados durante a execução dos serviços.
- Resistência das pessoas em compartilhar o seu conhecimento para a construção de um processo e definição dos detalhes que estarão públicos a qualquer colaborador da organização.
O ser humano possui uma natureza complicada e difícil de lidar. Ele trata a informação adquirida como uma arma de segurança, que será utilizada para benefício próprio, com isso, extrair essas informações passa a ser um trabalho árduo. O envolvimento destas pessoas para contribuir na construção de um processo, requer habilidades. Um ambiente colaborativo traz muitos benefícios e faz com que todos os colaboradores envolvidos façam parte de uma melhoria contínua, obtendo resultados e aprendizados para a organização.
- Encontrar a forma ideal para utilizar as ferramentas e métodos disponíveis na construção de uma documentação clara e prática para a sua organização.
Não há um ponto chave para uma documentação ideal e eficaz, mas estar atento às preferências e as necessidades dos leitores, bem como compreender se estão sendo utilizadas atualmente pelos colaboradores, faz com que facilite a forma como deve ser criada. Outro ponto importante para que esta documentação seja utilizada é a forma de divulgação e o acesso público, liberado para todos da organização.
- Comunicar e capacitar todos os envolvidos no processo para que a compreensão e engajamento sejam naturais entre os colaboradores.
Todas as pessoas da organização devem ter o conhecimento dos seus processos e de como são documentados na empresa, para isso, a metodologia utilizada na forma com que se realiza a capacitação é importante. A utilização de comunicação verbal se mostra mais eficaz, pois com a interação entre os envolvidos, as dúvidas podem sanadas e a ocorrência de falhas na execução do processo minimizada. Desta forma, a absorção do conhecimento será mais eficiente, resultando em maior participação e colaboração.
- Percepção de resultados obtidos com a definição e aderência de processos.
Para mensurar o resultado, é necessário identificar como eram realizados, quais eram seus gargalos e quanto tempo durava a realização de suas tarefas. Essas informações servirão de insumos para a comparação com o processo pós implantado. Deve ser levado em consideração que qualquer processo terá um tempo para se estabilizar, mas o acompanhamento de seus indicadores é importante desde o começo. As pessoas sentirão naturalmente a melhoria no seu dia a dia, dado a organização que lhe proporcionará e a apresentação de fato dos resultados que antes eram desconhecidos.
Estes fatores auxiliarão em sua gestão, mas não garantem por si só o sucesso desse novo modelo. Estes itens podem ser praticados juntamente com outras práticas para garantir uma eficiência maior em sua Gestão de Processos, com melhoria nos resultados da organização.
Não se esqueça! Mantenha sempre a equipe envolvida e comunicada.
