Importar NF-e (Nota Fiscal Eletrônica - XML)

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O processo de importação da nota fiscal de mercadoria eletrônica (XML) permite ao usuário agilidade, confiabilidade dos dados e garantia que NF-e está autorizada na SEFAZ através da consulta online a SEFAZ no momento de sua importação.

Neste processo quando acionado do Pedido de Compra, demonstrará primeiro o "Distribuidor DF-e" . Para maiores detalhes sobre esta funcionalidade, clique aqui.

Este processo pode ser utilizado para o "Pedido de Compra" ou para a "Devolução de Locação", sendo ativados dos seguintes pontos do sistema:

Iniciar > Compra > Pedido de compra > Importar NF Entrada;
Iniciar > Locação > Ficha de Locação > Devolução > Gerar nota de devolução;
Iniciar > Locação > Devolução de equipamentos > Gerar nota de devolução.

Em todos os processos de importação de XML o Sisloc validará a chave de acesso, caso tenha o XML com a mesma chave, já importada, o sistema abortará o processo informando que já existe.

No ato da importação do XML o Sisloc realiza diversas consistências e conferências a fim de garantir a confiabilidade do processo. Assim, esta parte do manual dividirá em algumas seções para facilitar sua pesquisa. Assim, escolha o que deseja aprender e clique sobre o item desejado:

Informações gerais que atendem a todos os processo, clique aqui;
Informações relativas ao Pedido de Compra, clique aqui;
Informações relativas a Devolução de Locação, clique aqui.

Informações gerais

Consistências que ocorrem para todos os processo de importação da NF-e estão descritas abaixo.

Após clicar no processo de importar a NF-e, informe em qual pasta do computador está armazenado o XML da NF-e que se deseja importar. Este endereço depende de usar o SISLOC na nuvens (cloud), 3 camadas ou 2 camadas, pois é o usuário que escolhe a pasta e computador que armazena estes arquivos. Ex:

\\cloud01\locadoralocaique\xml\fornecedor

\\NOTEUC-SISLOC\Sisloc3camadas\

c:\fornecedor

Na tela abaixo foi selecionado o arquivo XML a ser importado:

Figura 1 - Formulário para importar NF de entrada

Ao clicar em OK será importado o XML e conferido acessando a SEFAZ se a NF-e está "Autorizada", garantindo assim que está se trabalhando com um documento válido. Qualquer problema na NF-e ou no XML como: nota cancelada, XML inválido, XML não for de uma NF-e, NF-e denegada, etc; gerará uma exceção no SISLOC impedindo que o processo seja gravado. Entretanto, se o SISLOC não conseguir consultar a SEFAZ, seja porque está sem internet ou a rede caiu, o usuário será avisado do problema e o processo continuará deixando na tela a informação que não foi conferido a veracidade desta NF-e.

Seção "Resumo XML"

Nesta seção contém os dados do emitente, dados da NF e também sobre a "Situação na SEFAZ" que foi validada considerando que a SEFAZ respondeu, a rede e a internet estão funcionando.

Seção "Itens"

Contém os dados de cada produto importado do XML. Informe o "Equipamento" e o "CFOP" para realizar a entrada dos produtos no estoque.

Quando da primeira importação do XML e não existir esta referência entre o Produto sendo importado do XML e do Produto cadastrado no SISLOC, o próprio processo de importação de XML fará o cadastro automaticamente nesta aba "4-Fornecedores".

Uma forma automática de preencher os produtos respectivos para cada item que foi importado, é configurar o cadastro do PRODUTO e realizar a configuração respectiva. Veja abaixo:

Figura 2 - Cadastro de Produto, aba "Fornecedores"

Uma vez configurado o produto com seu fornecedor, e também os parâmetros que serão utilizados para realizar a entrada no sistema SISLOC, como:

CFOP entrada, CST Código de Situação Tributária ICMS, CST PIS e CST COFINS. O SISLOC tem como realizar o processo de importação e já deixar pronto para somente clicar no OK, como se vê abaixo:

Figura 3 - Importação Nota de Entrada - XML

Obs.: Os produtos que têm a unidade de medida, da compra, diferente da unidade de cadastro no sistema, ao realizar a importação do XML, o Sisloc analisa a unidade que está no arquivo da NFe e aplica o fator de conversão para quantidade conforme a unidade padrão cadastrada. Para isto, é necessário que esteja vinculado no cadastro do produto, a tabela de conversão de unidade (Cadastro Produto > aba informações adicionais > Campo "conversão de unidade"). Nestes casos, a tela acima "Resumo XML" exibirá a coluna de "Fator conversão". Existe um parâmetro (Parâmetro Geral > Compra > Aba Parâmetros 2 > Permitir itens com unidades diferentes) que faz um tratamento em habilitar ou não a importação de XML onde os produtos estão com as unidades diferente das cadastradas no Sisloc .

Também pode-se imprimir o DANFE do fornecedor da Nota Fiscal utilizando o processo "Imprimir DANFE fornecedor". O SISLOC alertará que não tem qualquer participação da geração dos valores ou cálculos desta nota, sendo somente uma forma de reproduzir o documento. Veja:

Figura 4 - Impressão DANFE do fornecedor

Finalmente, clique em OK e o processo de importação estará concluído com todos os campos que existiam no XML importados para seus devidos locais no SISLOC.

Observações:

Se o fornecedor não existir no cadastro de Pessoa, este processo o cadastrará automaticamente, ficando registrado no campo Observações esta informação;
Se o Produto ora sendo importado não existir o relacionamento respectivo no SISLOC, em Produtos > aba "4-Fornecedores", seção "Fornecedores" será criado automaticamente. Desta forma, na próxima vez que se realizar importação do XML deste fornecedor e produto, será buscado os dados respectivos realizando o processo de preenchimento do DE/PARA automaticamente e agilizando para o usuário.

O CFOP de Entrada será considerado de acordo com o cadastro do CFOP informado no cadastro de produtos Regras de Escrituração de Entrada, aba FORNECEDORES. Através destas regras de escrituração de entrada, o CFOP será preenchido na nota fiscal de entrada;
Caso o usuário informe mais de um cadastro de CFOP nas Regras de Escrituração de Entrada, o sistema irá exibir uma lista no campo CFOP para o usuário escolher qual operação ele irá realizar;
Caso a nota fiscal for de fornecedor do exterior (informado na NF-e como "EX"), utilizará os campos "% PIS Importação" e "% COFINS Importação" que foram informados no cadastro "Empresa > aba Tributação, seção Alíquotas". Caso contrário, utilizará "% PIS Apuração" e "% COFINS Apuração".

Detalhe para tratamento do CST do PIS/COFINS:

- Verificar se a empresa é regime cumulativo ou não cumulativo, em cadastro da Empresa > aba 7 - Tributação > campo “Incidência tributária”:

a. 1-REGIME NÃO CUMULATIVO:

O sistema considera o CST informado no cadastro do CFOP de entrada, absorve a base de cálculo do XML e multiplica pela alíquota informada em um dos dois lugares indicados no campo "Origem dos tributos".
IMPORTANTE: Para a importação do XML, caso esteja configurado o CST de PIS/COFINS com valores iguais a 70, 71, 72, 73, 74, 75, o Sisloc deverá preencher a Base de Cálculo de PIS e COFINS iguais a zero e o Valor de PIS e COFINS também iguais a zero. Para o CST igual a 73, o Sisloc deverá zerar também o Alíquota de PIS e Alíquota de COFINS.

b. 2-REGIME CUMULATIVO:

O sistema considera automaticamente CST 70- Operação de Aquisição sem Direito a Crédito, zerando todos os valores de PIS/COFINS, independente do CST cadastrado no CFOP.

IMPORTANTE: Caso a empresa estiver configurada como SIMPLES NACIONAL, esta configuração não será necessária.

Para empresas configuradas como Simples Nacional, o Sisloc irá gerar nota fiscal com as seguintes configurações para PIS/COFINS:

CST PIS	99	CST COFINS	99
Base de cálculo de PIS	0,00	Base de cálculo de COFINS	0,00
Alíquota de PIS	0,00	Alíquota de COFINS	0,00
Valor de PIS	0,00	Valor de COFINS	0,00

Ao realizar a importação, a nota fiscal será registrada no sistema com o status de EMITIDA POR TERCEIRO, representando que é uma nota que não foi gerada pelo SISLOC.

As regras aqui ditadas valem, também, para a importação de XML de Produtos Importados.

A importação de XML em pedidos de compra com status "Em aberto (ag. autorização)", "Autorizado" e "Recebido na Empresa" só será possível caso as seguintes condições estejam em conformidade:

O CNPJ do emitente da NF-e deve ser igual ao CNPJ do fornecedor informado no Pedido de Compra;
O CNPJ do destinatário da NF-e deve ser igual ao CNPJ da empresa à qual pertence o Pedido de Compra em questão;
A quantidade de itens da NF-e deve ser igual à quantidade de itens do Pedido de Compra. Caso não seja igual, o Sisloc emitirá outro Pedido com os itens pendentes;
Caso o valor dos itens da NF-e sejam diferentes do valor dos itens do Pedido de Compra, o sistema buscará os Parâmetros "Valor/Percentual máximo (ou mínimo) para ajuste no valor da compra";
O NCM do item da NF-e deve ser igual ao NCM do item do Pedido de Compra;

Ademais, o sistema emitirá mensagens de confirmação nos seguintes casos:

Caso o valor unitário do item da NF-e seja diferente do valor unitário do item do Pedido de Compra vinculado a ele, o Sisloc exibirá a seguinte mensagem de confirmação ao usuário: "O valor unitário de um ou mais itens da NF-e está diferente do valor unitário dos itens do pedido de compra vinculados a eles. Deseja que os valores unitários dos itens do pedido de compra sejam atualizados com base nos valores dos itens da NF-e durante a importação?". Se desejar que o Sisloc importe o XML e atualize os valores dos itens do Pedido de Compra com base nos valores do XML, clique em "Sim". Caso não deseje, clique em "Não"; a importação ou vínculo do item será abortado. É importante ressaltar que a alteração no preço unitário dos itens ocorrerá desde que o valor total da NF não seja alterado.
Caso a quantidade, valor e data de vencimento das parcelas do Pedido de Compra sejam diferentes das parcelas contidas na NF-e (se informadas no mesmo), será exibida ao usuário a seguinte mensagem de confirmação ao usuário: "As parcelas informadas na NF-e diferem das parcelas informadas no pedido de compra. Deseja atualizar as parcelas do pedido de compra com base nos dados da NF-e durante a importação?". Se desejar que o Sisloc exclua as parcelas já existentes no Pedido de Compra e gere novas parcelas com base nos dados da NF-e importada, clique em "Sim". Caso não deseje, clique em "Não"; neste caso, as parcelas do pedido de compra não serão alteradas e o processo de importação continuará normalmente. Novamente, vale lembrar que a alteração nas parcelas não resultará ou não terá origem em alteração no total da compra.

Gerar nota de devolução de locação

Consistências a serem realizadas:

Caso o NCM do item da NF-e seja diferente do NCM do item do produto da devolução, será aberto o alerta e se o usuário quiser continuar ele pode clicando em SIM;
o valor informado no XML do produto não ser igual ao informado no SISLOC na indenização, gerará uma exceção.
o CNPJ do emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, ser igual ao CNPJ informado no cadastro do cliente da ficha de locação cuja devolução está sendo realizada.
o CNPJ do destinatário da NF-e deverá, obrigatoriamente, ser igual ao CNPJ da empresa no Sisloc a qual a ficha de locação em questão pertence;
o valor total da nota e os valores unitários dos itens não serão validados porque não temos controle sobre a nota fiscal gerado pelo cliente no momento que devolve os equipamentos;

Pedido de Compra

A importação pode ocorrer de duas formas:

importar e criar o Pedido de Compra;
importar para um Pedido de Compra existente.

Na tela de listagem consta o processo "Importar NF Entrada" que permite importar o XML da nota fiscal de entrada e criar automaticamente o Pedido de Compra respectivo.

Por outro lado, se o Pedido de Compra já existir, o XML também pode ser importado, necessitando que o usuário abra o registro, e clique no processo de "Importar NF Entrada", como demonstrado nas imagens abaixo:

Figura 5 - Pedido de Compra, destaque para o processo "Importar NF Entrada"

A Importação de XML pode ser realizado em três status:

"1 - Em aberto (Ag. autorização)";
"4 - Autorizado";
"8 - Recebido na empresa".

Nos status 1 e 4 haverá consistências se o parâmetro "Valor/percentual máximo para ajuste no valor da compra" tiver sido informado em percentual ou em valor, sendo validado a diferença entre o valor da NF-e a ser importada e o valor do pedido de compra já existente nas seguintes condições abaixo:

Valores divergentes e parâmetro não configurado: Caso no parâmetro em questão não haja nem valor nem percentual informado, a operação de importação será abortada.
Parâmetro configurado, mas a diferença é superior ao valor/percentual de ajuste estipulado: Caso o parâmetro em questão tenha informado valor ou percentual de ajuste, será verificado se a diferença entre o valor do pedido de compra e o valor da NF-e é maior que o ajuste permitido/configurado. Se for maior, a operação será abortada.
Não há diferença entre os valores ou a diferença não supera o valor/percentual de ajuste estipulado: Caso não haja diferença entre o total da compra e o total da NF-e ou caso a diferença seja aceita pela configuração do parâmetro, o Sisloc prosseguirá com a importação.

Nos status 4 e 8 somente será importado se forem satisfeitas as seguintes validações:

O CNPJ do emitente da NF-e deve ser igual ao CNPJ do fornecedor informado no pedido de compra;
O CNPJ do destinatário da NF-e deve ser igual ao CNPJ da empresa a qual o pedido de compra;
A quantidade de itens da NF-e deve ser igual à quantidade de itens do pedido de compra.
Atenção! Esta validação verifica a quantidade de itens, e não a quantidade dos itens;
Caso o total da NF-e seja diferente do total do pedido de compra, a importação poderá continuar ou não de acordo com as regras do parâmetro Valor/percentual máximo para ajuste no valor da compra;
No tela de importação do XML serão exibidos para o usuário selecionar/vincular somente os itens/produtos que fazem parte do pedido de compra;
O item selecionado/vinculado deverá, obrigatoriamente, ter informada no pedido de compra a mesma quantidade do item do XML. Neste caso, independente se a quantidade informada no pedido de compra é de estoque ou de imobilizado, ela deverá corresponder à quantidade do XML. Esta validação ocorrerá no momento em que o item do pedido de compra for vinculado ao item do XML manualmente pelo usuário e também no momento em que o botão "OK" for acionado na tela de importação, garantindo também os itens que foram automaticamente vinculados. Independente se os itens foram vinculados manual ou automaticamente, caso a quantidade do XML não seja igual à quantidade do pedido de compra não será permitido proceder com a importação;
Caso o valor unitário do item da NF-e seja diferente do valor unitário do item do pedido de compra vinculado a ele o Sisloc exibirá a seguinte mensagem de confirmação ao usuário:
"O valor unitário de um ou mais itens da NF-e está diferente do valor unitário dos itens do pedido de compra vinculados a eles.
Deseja que os valores unitários dos itens do pedido de compra sejam atualizados com base nos valores dos itens da NF-e durante a importação? "

Caso usuário clique em "Sim", ao importar o XML o Sisloc atualizará os valores dos itens do pedido de compra com base nos valores do XML. Caso contrário, a importação do item será abortado. É importante ressaltar que a alteração no preço unitário dos itens ocorrerá desde que o valor total da NF não seja alterado;
Caso o NCM do item da NF-e seja diferente do NCM do item do pedido de compra, o processo de vínculo ou de importação será abortado;
Caso a quantidade, valor e data de vencimento das parcelas do pedido de compra sejam diferentes das parcelas contidas na NF-e (se informadas), será exibida ao usuário a seguinte mensagem de confirmação:
"As parcelas informadas na NF-e diferem das parcelas informadas no pedido de compra.
Deseja atualizar as parcelas do pedido de compra com base nos dados da NF-e durante a importação?"
Caso usuário clique em "Sim" será excluirá as parcelas já existentes no pedido de compra e gerará novas parcelas com base nos dados da NF-e importada. Caso contrário, as parcelas do pedido de compra não serão alteradas e o processo de importação continuará normalmente. Lembrando que se alterar valor das parcelas, não há impacto no Total do Pedido de Compra.

Resumindo que a importação de XML em pedidos de compra que estão nestes status citados acima poderão atualizar o pedido de compra somente:

Campos da aba "NF / Impostos / Retenções";
Total dos itens;
Dados de escrituração dos impostos nos itens do pedido de compra, desde que nos pedidos já autorizados;
Parcelas;
Total da compra, desde que a alteração esteja de acordo com o parâmetro "Valor/percentual máximo para ajuste no valor da compra".

Esta tela aparece após a importação e consistências ocorrerem:

Figura 6 - Importação Nota de Entrada - XML

Lembrete: Na importação de um arquivo XML de Pedido de Compra já cadastrado que possua o CAP Provisório GERADO o Sisloc atualiza os valores deste CAP provisório para o valor do XML que está sendo realizada a Entrada e caso antes da atualização do valor do CAP Provisório, o Sisloc valida se o Pedido que está sendo realizada a entrada por XML gerará um Pedido de Compra pendente. Caso gere um Pedido de Compra pendente, o Sisloc calcula a diferença do Valor TOTAL do Pedido de Compra já lançado pela diferença do Valor TOTAL do Pedido de Compra que está sendo realizada a entrada parcial.

Nota Fiscal Eletrônica Complementar

O sistema permite realizar a Importação do XML de uma Nota Fiscal eletrônica complementar emitida por terceiros. As regras envolvidas nesta funcionalidade são:

Na importação do XML, o Sisloc verifica se a tag <finNFe> é igual a 2 (indica que é nota fiscal complementar) e caso seja, possibilita a importação do arquivo sem a validação do preço e quantidade do "produto" que estiver informado no XML. O conteúdo do campo <infCpl> será importado para a Observação do Pedido de Compra. Ao importar uma NF complementar, o Sisloc preenche os campos dos respectivos tributos que possuem valor no XML. São eles: Base de cálculo ICMS, Valor ICMS, Base de Cálculo de ICMS ST, Valor ICMS ST, Valor de IPI, Valor de Frete, Seguro, Despesas Acessórias e Desconto. Valores e quantidade dos produtos também poderão ser informados na nota fiscal complementar. Neste caso será destacado o produto em questão.
Caso não tenha o XML e seja necessário cadastrar um pedido de compra de uma nota fiscal complementar, deve-se executar informar os dados da nota através do processo "Entrada NF / Estoque" no pedido de compra e selecionar no campo Situação Documento a opção 06 - Documento Fiscal Complementar. A partir desta configuração o Sisloc permitirá efetuar o Pedido de Compra informando o produto fictício sem informar Valor e/ou Quantidade. Nesta situação do Documento igual a 06 também será exigido o campo "Documento Referenciado" (aba NF / Impostos / Retenções) e o campo Observação.

Figura 7 - Seção Nota Fiscal do Pedido de Compra

Exportação EFD Fiscal: Na geração do arquivo TXT do SPED ICMS/IPI, se o pedido de compra importado pelo XML estiver parametrizado como NF Complementar (Campo --> Situação Documento: 06 - Documento Fiscal Complementar) serão geradas as informações de observação como Registro C110 e o seu respectivo documento referenciado no Registro C113. OBS.: Caso o usuário não tenha informado o documento referenciado da NF Complementar e a mesma não possuir nenhum observação cadastrada, não serão gerados os Registros C110 e C113.
- IMPORTANTE: Para gerar os registros C110, serão gerados também o registro 0450 onde serão informados o código da informação complementar e também a observação do Pedido de Compra da NF Complementar.

Observações:

1. Caso o Pedido de Compra tenha um XML importado (Modelo do Documento = 55, Campo Chave NFe preenchido e possuir um registro de anotação com XML vinculado) e o parâmetro geral "Não ratear totais quando o pedido de compra for de importação de XML" estiver marcado, o processo de Ratear Totais efetua o rateio entre os itens apenas dos valores de conhecimento de transporte.

2. Caso seja realizada uma importação de XML de um Pedido de Compra já cadastrado previamente e que possua CAP Provisório registrado e que irá gerar Pedido de Compra com itens pendentes, o Pedido de Compra que está sendo importado o XML terá o valor do CAP provisório atualizado e também atualizará o valor do CAP Provisório do Pedido de Compra pendente gerado.