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Através desta tela é possível definir os tipos de locações com as quais a empresa irá trabalhar e seus períodos, por exemplo locação diária, quinzenal, mensal, etc. Uma vez definido este tipo de locação, as cobranças e cálculos de faturamento dos contratos da empresa irão utilizá-lo para geração de lançamentos de Contas a Receber.

Este procedimentos deve ser realizado com o auxílio do gerente de contas que possuir conhecimento sobre a regra de negócio da empresa, pois será ele quem identificará os tipos de locação que a empresa realiza.

As locações mais comuns são: diária, mensal e quinzenal.

Procedimentos

Para cadastrar um tipo de locação acesse o caminho "Iniciar  > Opções > Parâmetros > Suporte > Faturamento de Locação por Período", é aberta a tela de listagem com os tipos de locação já cadastrados.

Figura 1 - Listagem dos Tipos de Locações Existentes

Clique no botão para incluir um novo tipo de locação, a tela de cadastro é aberta conforme mostra a imagem abaixo:

Figura 2 - Tela de cadastro de Faturamento de Locação

Os seguintes campos serão exibidos:

• "Descrição": Informe o nome do tipo de locação a ser cadastrada, escolha um nome sugestivo ao tipo de locação que está sendo cadastrada.
  Observação: para facilitar o entendimento temos os termos abaixo que devem ser esclarecidos:

• • Medição mensal: na ficha de locação ao inserir o "Tipo locação" como MEDIÇÃO MENSAL, é solicitado a data de medição como referência sugerindo a data atual + 30. Mas, pode-se alterar. Exemplo: se o cliente combinar com a locadora que a data final de faturamento for final de mês, dia 30....

  • 30 dias: se refere a contar 30 dias corridos para o faturamento, período após período (aqui influencia o campo  "Dias corridos")

  • Mensal: o campo "Dias corridos" tem influencia neste item e sua função é, por exemplo: 15/06 a 15/07; 15/07 a 15/08; etc. Lembrando que influencia se for SIM ou NÃO em dias corridos;

• "Num. Dias": Informe o número de dias em que o equipamento ficará locado para este tipo de locação, por exemplo uma locação quinzenal possui quinze dias. Entretanto, se for do tipo MENSAL deve-se colocar zero, desta forma, entenderá que corresponde a 30 dias;

• "Ativo": Indique se este cadastro está ativo ou não.

• "Dias p/Geração": Informe o número de dias para a geração (emissão) da fatura, este é calculado a partir da data inicial do período de faturamento. Este valor será sugerido para o usuário no campo "Geração" da seção "Fatura (dias para)" da ficha de locação.

• "Dias p/ Vencto": Informe o número de dias para o vencimento da fatura após sua emissão, este é calculado de acordo com a informação do campo do cálculo de vencimento, se for igual à "I" indica que o vencimento será calculado a partir da data inicial do período a ser faturado; se for igual à "A" então indica que o vencimento será calculado a partir do dia da geração da fatura. O valor deste campo será sugerido ao usuário no campo "Vencimento", da seção "Fatura (dias para)" da ficha de locação.
  Exemplo 1:

• • Cálculo vencimento como "I";

  • dias para vencimento como 20;

  • Campo "Data inicial" da ficha de locação estiver informado dia 12/04;

  • faturando dia 20/04, qual vai ser o vencimento sugerido no faturamento ?
    
    
    A data de vencimento será da seguinte: como esta informado letra "I" então considera-se  o campo Data Inicial (12/04 + 20 dias = 02/05). E se faturar dia 30/04 será o mesmo raciocínio chegando-se em 02/05.

Exemplo 2:

1. • Cálculo vencimento como "A";

   • dias para vencimento como 20;

   • Campo "Data inicial" da ficha de locação estiver informado dia 12/04;

   • faturando dia 20/04, qual vai ser o vencimento sugerido no faturamento ?
     
     
     A data de vencimento será da seguinte: como esta informado letra "A" então considera-se o campo Data que está realizando o faturamento  (20/04 + 20 dias = 10/05).

   • "Cálculo Venc.": Selecione a partir de qual data será calculado o vencimento da fatura, escolha entre:
     
     "Início" - indica que o vencimento será calculado a partir da data inicial do período a ser faturada ou
     "Atual" - indica que o vencimento será calculado a partir da data em que a geração da fatura foi realizada. Este também será exibido no campo "Vencimento" da seção "Fatura (dias para)" da ficha de locação.

   • "Fator": Informe o valor do fator para auxiliar na manutenção da tabela de preço de locação. Este será utilizado para o cálculo dos valores dentro da tabela de preço de acordo com o tipo de locação. Ao digitar o valor de locação na coluna "Valor base" da tabela de preço de locação, então o resultado para esta modalidade será obtido multiplicando-se o valor base por este fator.

Ex.: Se o valor base for de R$100,00 e o fator de 0,7 então o valor calculado será:

100,00 x 0,7 = R$70,00

Supondo que existam cadastrados os seguintes tipos de locação e seus fatores:

Pode-se montar a seguinte tabela:

Sempre que houver uma alteração de preço ou inclusão de preço para um equipamento, este cálculo será efetuado a partir do valor base informado de acordo como fator de cada tipo de locação.

O sistema utiliza o seguinte cálculo para a fatura na modalidade de locação por período, se for proporcional ao valor do período:

Resultado = Fator (Dias locados) x (Vl Remessa / Qtde fatores)

Para encontrar o valor de cada dia você deve analisar qual a fórmula usada para o cálculo no seu dia a dia. Supondo que seja o valor de 30 dias em uma modalidade mensal e a cobrança é baseada no número de dias que o equipamento ficou locado, então a fórmula seria:

Resultado = Dias locados x Vl dia

Onde: Vl dia = Vl Remessa / 30

Logo: Resultado = Dias locados x (Vl Remessa / 30)

Se igualar a fórmula do sistema com a fórmula adaptada:

Fator (Dias locados) x (Vl Remessa / Qtde fatores) = Dias locados x (Vl Remessa / 30)

Logo: Fator (Dias locados) = Dias locados x (Qtde fatores / 30)

Com o parâmetro "Dias corridos" estiver igual a "Sim" então "Qtde fatores" = 31, logo:

Fator (Dias locados) = Dias locados x (31 / 30)

• "Considerar sempre o fator": Indicar se deve sempre usar o fator e não apenas se foi devolvido.

• "Ordenação": Informe a ordem que esta modalidade será apresentada na lista de opções para seleção do usuário no campo "Tipo locação" da seção "Cálculo da fatura" dentro da ficha de locação. A ordenação será definida primeiramente por este campo e depois pela descrição do registro (para os casos em que houver dois tipos de locação com o mesmo número de ordenação).

Ex.: Possuo os seguintes tipos de locação - Diária, 07 Dias, 15 Dias e Mensal. Irei criar a seguinte ordenação:

1 - Diária; 2 - 07 Dias; 3 - 15 Dias; 4 - Mensal

Elas irão aparecer nesta ordem para escolha, porém se fosse  ordenado por ordem alfabética então seria:

1 - 07 Dias; 2 - 15 Dias; 3 - Diária ; 4 - Mensal

Ainda se eu tivesse definido que duas delas fossem de mesma ordem (Diária = 1 e 07 Dias = 1) então seria:

1 - 07 Dias; 1 - Diária; 2 - 15 Dias; 4 - Mensal

Seguindo primeiro a ordenação e depois a ordem alfabética.

• "Considerar Hora": Selecione se deve ser considerada a data/hora da cobrança no cálculo do número de dias locados ou apenas a data, ou seja, desconsidera-se a hora.

Ex.: Suponha que seja efetuada uma locação de quinze dias, o cliente busca o equipamento no dia 01 às 15:00hs e entrega no dia 15 às 18:00. Se a opção em questão estiver marcada como "Não" então é cobrada uma locação normal de quinze dias, porém se estiver marcada como "Sim" a locação ultrapassaria seu período, uma vez que o prazo para o cliente entregar seria apenas até as 15:00hs e como foi entregue após esse horário deveria ser cobrada uma nova locação para cobrir as três horas extras que o equipamento ficou com o cliente.

• "Período contínuo": Indique se o período da locação será contínuo ou não. Este campo afeta diretamente a data final do período de locação, se o período for contínuo então a data final da locação será igual a data inicial do próximo período (a locação termina no dia 15 e o próximo período inicia no dia 15, por exemplo), caso o período não seja contínuo então a data final da locação será um dia anterior a data de início do próximo período (a locação termina no dia 15 e o próximo período inicia no dia 16, por exemplo). Isto implica se considera o dia que foi feita a locação para cálculo dos dias para cobrança, pois o cliente poderá devolver um dia a mais caso o período seja contínuo.

Ex.: Suponha que no dia 01/06 tenha sido realizada uma locação do equipamento "X" no tipo de locação com período de 07 dias:

• "Períodos a Faturar": Indique a quantidade de períodos a serem faturados em cada geração de fatura, normalmente este campo recebe o valor '1', visto que cada período é faturado separadamente em seu vencimento específico. O valor deste campo será sugerido para o usuário no campo "Períodos a faturar" da seção "Período de faturamento" na ficha de locação.

• "Medição": Selecione se a data final do período a ser faturado pode ser alterado pelo usuário ou não. O tipo de locação com Medição permite que o faturamento seja efetuado no final do período, ao contrário da locação de 30 dias ou mensal, cujo faturamento ocorre no início.

• "Dias corridos": Selecione como será considerado o período para cobrança da fatura deste tipo de locação. Este campo terá efeito apenas para locação mensal, escolha entre:

• • "Sim": dias corridos - considerado o número de dias do mês;

  • "Não": fixo 30 dias - sempre considera como mês comercial, ou seja, 30 dias;

  • "Até 30 dias": é cobrado no máximo trinta dias, ou seja considera o número de dias do mês de fevereiro -28/29 dias - e demais meses considera fixo 30 dias - mesmo que tenha 31 dias será considerado como 30;

  • "1a apenas": considera o número de dias do mês na primeira fatura e fixo de 30 dias nas renovações.

Basicamente este campo definirá como será considerado a contagem do período para o tipo de locação "Mensal", indicando se serão considerados 30 dias, mais ou menos.

A diferença entre a locação Mensal e locação de 30 dias no Sisloc será a seguinte:

Ex.: Considerando uma remessa que ocorreu no dia 15/06:

- Mensal normal: 15/06 a 14/07, 15/07 a 14/08, 15/08 a 14/09, 15/09 a 14/07...

- Mensal com dias corridos: 15/06 a 15/07, 15/07 a 15/08, 15/08 a 15/09, 15/09 a 15/10...

- 30 dias normal: 15/06 a 14/07, 15/07 a 13/08, 14/08 a 12/09, 13/09 a 12/10...

- 30 dias c/ dias corridos: 15/06 a 15/07, 15/07 a 14/08, 14/08 a 13/09, 13/09 a 13/10...

• "Cobrar dias mês comercial": Este campo define quantos dias deverão ser considerados no cálculo do faturamento. Se a opção "Sim" for selecionada, serão considerados 30 dias. Caso seja selecionada a opção "Não", será considerada a quantidade de dias do mês do faturamento (Exemplo: Se o mês do faturamento for fevereiro, serão considerados 28 dias.). Obs.: "Cobrar dias mês comercial" estará visível apenas se o campo "Dias corridos" estiver marcado com "Não".

• "Carência Ficha": Indique como é considerado o cálculo de um equipamento locado em uma remessa complementar: se considerar a carência da ficha e a mesma já estiver faturada então será utilizado os fatores cadastrados para renovação, caso contrário irá considerar os fatores para o primeiro período da fatura. Os fatores serão cadastrados através do processos "Fatores" do cadastro de locação por período.

• "Cobrar por intervalo": Este campo indica que o sistema contará quantos equipamentos estavam locados em cada intervalo da locação.

Ex.: Suponha uma locação com modalidade de trinta dias com as seguintes operações:

- 01/10 feito uma remessa com 10 equipamentos;

- 05/10 feito uma devolução com 03 equipamentos;

- 10/10 feito uma segunda devolução com 01 equipamento.

Na cobrança por intervalo ("Cobrar por intervalo" = "Sim") será cobrado da seguinte forma:

- de 01 a 05/10 com 10 equipamentos;

- de 06 a 10/10 com 07 equipamentos;

- de 11 a 30/10 com 06 equipamentos.

Na cobrança sem ser por intervalo ("Cobrar por intervalo" = "Não") será cobrado da seguinte forma:

- de 01 a 05/10 com 03 equipamentos;

- de 01 a 06/10 com 01 equipamentos;

- de 01 a 30/10 com 06 equipamentos.

• "Fatura REM aprovada": Indique se as faturas de remessas aprovadas que forem realizadas para locações associadas a este tipo serão faturadas assim que é realizada a aprovação da remessa ou não. Caso este parâmetro esteja como "Não" então apenas as remessas aprovadas e com expedição já efetuada poderá ser faturada. Normalmente este campo fica como "Não", uma vez que a cobrança de uma locação é realizada a partir do momento em que o equipamento é enviado para o cliente.

• "Fatura Única": Selecione se a remessa será faturada uma única vez ou não, se estiver marcado como "Sim" mesmo que o equipamento locado não seja devolvido a remessa não será mais faturada. Normalmente este campo fica como "Não", uma vez que quando um equipamento não é devolvido ele deve ser faturado até o dia de sua devolução.

• "Conta Nº Dias": Indique se após o período de locação a cobrança será feita como uma nova locação ou se será proporcional ao tempo que o equipamento ultrapassou dos dias da locação. Este parâmetro só terá efeito para locação com medição, indica que devem ser contados os dias entre a data da remessa até a data de medição informada pelo cliente e cobrado este número de dias (opção selecionada como "Sim") ou se deve ser ajustado o primeiro período e os períodos subsequentes serem cobrados fechados mesmo que o equipamento esteja devolvido antes do final do período.

• "Med p/dia": Indique se esta locação possuirá uma franquia diária ou não, informe "Sim" caso a franquia informada na remessa seja por dia e "Não" caso a franquia informada na remessa seja por período contratado.

Ex.: Em uma locação de 30 dias o cliente terá direito de utilizar 240 horas:

- Caso este parâmetro esteja "Sim", então dentro dos dados do equipamento da remessa no campo "Franquia" deve estar informado como "8" que indicam oito horas diárias de locação (240hs/30 dias);

- Caso este parâmetro esteja "Não", então dentro dos dados do equipamento da remessa no campo "Franquia" deve estar informado como "240" que indicam duzentos e quarenta horas em toda a locação.

• "% Desc. por Renovação": Informe o percentual que o cliente possuirá de desconto a cada renovação efetuada para o mesmo equipamento:

Ex.: Ao informar o valor de 10% então:

- 1ª fatura: desconto de 00%;

- 2ª fatura: desconto de 10% sobre o valor da 1ª fatura;

- 3ª fatura: desconto de 10% sobre o valor da 2ª fatura;

- 4ª fatura: desconto de 10% sobre o valor da 3ª fatura

- etc... até o limite máximo de desconto especificado no campo "Máx. Desc. por Renov.".

As remessas complementares geradas na locação recebem desconto igual a primeira remessa do contrato.

• "Máx. Desc. por Renov.": Informe a quantidade máxima de descontos de renovação a serem concedidos. Por exemplo, caso for informado '6' então serão concedidos descontos progressivos até a 6ª renovação e a partir desta o valor se mantem fixo sem alteração.

Depois de definir os parâmetros do período de locação clique no botão para salvar o registro.

Processo

A tela possui um único processo para cadastro de fatores de cobrança para a locação. Este pode ser acessado tanto da tela de detalhes do registro quanto da tela de listagem, na tela de listagem é necessário primeiramente selecionar o período que terá seus fatores definidos.

Ao clicar no botão será aberta a tela para configuração dos fatores para cada dia do período selecionado:

Figura 3 - Tela de configuração dos Fatores do Faturamento

Um fator será o número pelo qual o valor da locação será multiplicado na cobrança da 1ª fatura da locação e na renovação da mesma, a fórmula matemática aplicada aos fatores são aplicados sempre conforme a seguinte sentença:

"valor da locação" x "fator do dia" / "qtde de fatores cadastrados"

Na tela serão mostrados cada dia do período (período de 10 dias, serão mostradas dez linhas uma para cada dia) e os tipos de fatura (1º período e renovação). As seguintes opções estarão disponíveis para alteração:

• "1º Período": Selecione como será a cobrança desta fatura, escolha entre:

• • "Integral": Será cobrado o valor integral da locação independente do tempo em que o cliente ficou com o equipamento;

  • "Pró-rata": Será cobrado o valor pró-rata da locação de acordo com o valor de base que deve ser informado no campo a frente deste, supondo uma locação com período de dez dias:

  • • "Vl Período": se o cliente devolver o equipamento no sétimo dia de locação então o seguinte cálculo será realizado para a cobrança: valor integral / 10 x 7.

    • "Vl diária": se o cliente devolver o equipamento no sétimo dia de locação então o seguinte cálculo será realizado para a cobrança: valor da diária de locação x 7.

Utilizado em cobranças em um período que não comtemple o total de dias da locação/serviço. O Cálculo é: (Vl. unitário / nº dias total da locação) x nº dias locados.

Ex.: mês corrente com 30 dias, com valor unitário de contrato de R$150,00 e disponível a partir do dia 15 do mês corrente:

R$ 150,00 / 30 dias = 5 => 15 dias x 5 = R$ 75,00.

1. • "Nº dia": Será cobrado o valor da locação de acordo com o número de dias em que o equipamento ficou locado, esta opção funcionará como facilitador do cadastros para que não seja necessário digitar tudo à mão. O nº dias é usado quando o valor base da remessa (informado na tabela de preço de locação) é o valor de uma diária e não o valor do mês.

Ex.: Para um locação com 30 fatores (30 dias ou mensal com dias corridos igual a não) por exemplo, o sistema irá gerar os fatores 1 dia = 1x30 = 30, 2 dias = 2x30 = 60, 3 dias = 3x30 = 90, ... pois a formula ficará:

= "valor da locação" x "fator do dia" / "qtde de fatores"
= "valor da locaçao" x "fator do dia" / "30" (como dividirá por 30, o sistema gera os fatores multiplicando por 30, sendo: "fator do dia" = "dias x 30")
= "valor da locaçao" x "dias x 30" / 30
= "valor da locação" x dias

1. • "Nº dias 31/30": Será cobrado o valor da locação de acordo com o número de dias diferenciando o mês com 30 e 31 dias, esta opção funcionará como facilitador do cadastros para que não seja necessário digitar tudo à mão. O nº dias 31/30 é quando a modalidade mensal e com dias corridos igual a sim.

Ex.: Neste caso terão 31 fatores, e o usuário quer que o valor do contrato seja o valor de 30 dias. Como o sistema irá dividir por 31 (quantidade de fatores), ele gerará os fatores 1 dia = 1 * 31/30 = 1,03333, 2 dias = 2 * 31/30...

= "valor da locação" x "fator do dia" / "qtde de fatores".
= "valor da locação" x "fator do dia" / "31"
sendo: "fator do dia" = "dias x 31 / 30".
= "valor da locação" x "dias x 31 / 30" / 31
= "valor da locação" x "dias" / 30

• • "Fator": Será cobrado o valor de acordo com o fator multiplicador que o usuário definir na tabela acima. Neste caso será preciso que o usuário informe, na coluna "1º período" da tabela de fatores, o percentual a ser calculado em cima do valor para que seja obtido o resultado da cobrança, de acordo com o valor de base que deve ser informado no campo a frente deste supondo uma locação com período de dez dias:

  • • "Vl Período": se o cliente devolver o equipamento no sétimo dia de locação então o seguinte cálculo será realizado para a cobrança: valor integral / 10 x fator informado na linha do dia 07 da tabela.

    • "Vl diária": se o cliente devolver o equipamento no sétimo dia de locação então o seguinte cálculo será realizado para a cobrança: valor da diária x fator informado na linha do dia 07 da tabela.

• "Renovação": Possui as mesmas opções do 1º período, porém considerando como fatura de renovação ou seja se houver algum desconto ele deve implicar no resultado. Ou ainda se o primeiro período cumprir todos os dias contratados e a renovação não permanecer durante todo o período esta tabela também pode ser utilizado, um exemplo é que a empresa pode cobrar o primeiro período sempre integral (independente de ficar ou não o período total) e a renovação como pró-rata ou por fator, nestes casos é necessário que o cadastro de 1º período e de renovação seja realizado em campos diferentes.

Clique no botão para salvar as informações do fator deste período.

As configurações realizadas nesta tela serão observadas no momento de gerar um faturamento na locação da empresa, clique aqui para mais informações sobre a ficha de locação do Sisloc.