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Controle de Boletim de Medição

Disponível para:

O Boletim de medição (BM) permite realizar um controle no faturamento das fichas de locação (contratos). Antes de enviar a fatura aos clientes, é enviado um boletim de medição para conferência do valor do faturamento no período e o mesmo deve ser aprovado.

Esta função é mais utilizada em empresas locadoras, cujo o segmento é a linha amarela, ou seja, equipamentos com horímetro, para que haja a conferência da medição, no entanto pode ser utilizado em outros segmentos.

Se a ficha de locação utilizar o recurso de BM, a nota fiscal não será liberada para emissão até que o cliente confira e aprove o valor do faturamento.

 

Pré-requisitos

 

Procedimentos

Nesta tela será efetuado o monitoramento dos Boletins de medição existentes no sistema. Esta tela é aberta após a execução do processo "Gera Fatura" (para fichas que controlam a medição), ou pode ser acessada através do caminho "Iniciar -> Locação -> Controle de boletim de medição":


Figura 1 - Tela de Controle de Boletim de Medição

Se a tela for aberta através do processo "Gera fatura", apenas o boletim gerado da ficha acessada será apresentado. Se for aberta através do caminho citado, todos os controles com status "À enviar BM" e "Ag. aprov. do BM" serão listados.

Os registros desta tela são buscados principalmente através de seu Status.

Nesta tela, é possível identificar os Boletins de Medição que possuem equipamentos já devolvidos. Os boletins em questão virão com o símbolo "*". Na tela Controle de Boletim de Medição,as faturas referentes às devoluções de equipamento serão destacadas em vermelho.

Os seguintes processos podem ser executados nesta tela:

: através deste processo será gerado um arquivo Excel com os registros apresentados na tela de listagem. Ao executá-lo, o sistema abrirá a tela para "Salvar como" onde é necessário informar o nome do arquivo e o local onde será armazenado.

: Efetua o envio de e-mail para os responsáveis informados na ficha de locação com o boletim de medição anexado em formato PDF, esse envio é realizado por e-mail de duas formas conforme o parâmetro "Enviar por SMTP":

- Se estiver marcado e as configurações SMTP estiverem preenchidas, ao executar o processo o e-mail será enviado automaticamente para o(s) endereço(s) configurado(s) na aba "Contatos" da ficha de locação que gerou o BM.

- Se estiver desmarcado, ao executar o processo será aberta a tela da ferramenta de e-mail configurada na máquina com um novo e-mail e o arquivo BM em anexo, no campo "Para" estará(ão) listado(s) o(s) endereço(s) de e-mail configurados na aba "Contatos" da ficha de locação que gerou o BM.

Observações:

- É possível enviar mais de um boletim desde que os boletins selecionados sejam do mesmo cliente e possuam os mesmos contatos, caso contrário o sistema não permite o envio.

- Se o campo "Enviar Histórico de Horímetro" (aba "Boletim de medição", ficha de locação relacionada ao BM) estiver selecionado como "SIM", apenas boletins para equipamentos com horímetro serão enviados. Se o equipamento não possuir horímetro, o sistema apresenta relatório de erro com a mensagem: "Não foi possível executar o processo. A fatura selecionada não possui equipamentos com medidor." e não envia o BM.

- Se houver erro durante o envio do(s) boletim(s), é exibido o relatório com o motivo de não enviar. Verifique as pendências apresentadas e efetue o envio novamente.

- Os contatos que estiverem com a opção "Não recebe", não serão listados na tela de e-mail no momento do envio. Se o envio for por SMTP, eles não receberão e-mail.

- Após o envio o campo "Data de envio do BM", na nota fiscal, será atualizado com a data de execução do processo.

Ao executar o processo, no envio sem o SMTP, a tela do e-mail será apresenta com os detalhes já preenchidos:


Figura 2 - Tela de envio do e-mail com o Boletim de Medição

O Sisloc não verifica que o envio foi feito, ao abrir a tela da ferramenta do e-mail já considera como enviado e altera seu Status. É de responsabilidade do usuário confirmar tal envio. Para os casos em que há envio por SMTP, é feito automaticamente, realizado diretamente do Sisloc.

Depois de executado o processo, o registro para o status "Aguardando aprovação do BM".

: Desfaz a ação de envio do BM, o registro do boletim volta para o status "À enviar BM". Marque a primeira coluna do boletim a ser estornado e execute o processo.

: Efetua a aprovação, por parte do cliente, do boletim de medição, após a execução deste processo a fatura da Ficha pode ser gerada. O registro passa para o status "BM aprovado". Marque o registro desejado e execute o processo, é aberta a tela para informação do contato responsável pela aprovação:


Figura 3 - Tela de aprovação do Boletim de Medição

Selecione o contato responsável pela aprovação do boletim de medição e a data de aprovação, deve ser escolhido entre os contatos cadastrados na aba "Contatos" da ficha de locação que o gerou. Ao clicar em "Ok" a fatura ficará disponível para a emissão (status "À imprimir") e o boletim não é mais apresentado na listagem do controle, para emitir a fatura será necessário buscar os boletins aprovados (utilize a seção de status da tela, marque o status "BM aprovado" e clique em "Pesquisar").

Observações:

- É possível aprovar mais de um boletim desde que os boletins selecionados sejam do mesmo cliente e possuam os mesmos contatos, caso contrário o sistema não permite a aprovação.

- Ao selecionar um responsável pela aprovação, não serão apresentados para escolha aqueles contatos que possuem a opção "Não recebe" na aba "Contatos" da ficha de locação.

Ao dar duplo clique sobre um registro com status "BM aprovado", será apresentada a tela da nota fiscal gerada.

: Desfaz o processo de aprovação do boletim. O registro volta a ficar no status "Aguardando aprovação do BM". Marque a primeira coluna do boletim a ser estornado e execute o processo.

: Ao executar este processo é apresentada a tela da Ficha de Locação associada ao registro selecionado, que deu origem ao BM. Marque o registro desejado e clique no processo para abrir a ficha.

: Gera novamente o relatório do boletim de medição. Este é o mesmo relatório apresentado no processo de Gerar fatura da ficha de locação:


Figura 4 - Reimpressão do Boletim de Medição

Este relatório foi criado com o intuito de que, quando um usuário do comercial precisar de reimprimir o boletim não necessitar acessar a ficha de locação e imprimir o demonstrativo. Basta executar o processo da reimpressão.

: Efetua a união de dois boletins, para efetuar esta junção os seguintes requisitos detem ser atendidos:

- Devem pertencer ao mesmo cliente;

- Devem possuir o mesmo contato, na aba "Contatos" da ficha de locação;

- Devem estar com o Status "À enviar BM".

Selecione os BMs a serem unidos e clique no processo, a seguinte mensagem será exibida com a confirmação da junção:


Figura 5 - Mensagem de confirmação da junção de Boletim de Medição

Após a execução do processo, será gerado um novo registro de BM com todos os dados dos boletins que foram selecionados para a junção, os boletins originais passarão para o status "Junção de BM" e não estarão disponíveis para faturamento.

: Desfaz o processo de união dos boletins de medição. Não exibe confirmação, ao selecionar o boletim unido e clicar neste processo a junção é estornada.

: Ao selecionar o boletim gerado de uma junção e clicar neste processo, é apresentada a mensagem com os códigos dos boletins que foram associados no processo de junção:


Figura 6 - Mensagem sobre junção de Boletim de Medição

: Este processo apresenta os contatos, associados à ficha de locação, para recebimento do boletim de medição. A visualização será apresentada no rodapé da tela, todos os contatos inseridos na aba "Contatos" da ficha de locação serão listados.


Figura 7 - Tela de Controle de Boletim de Medição, seção "Visualizar contatos"

Não serão apresentados os contatos que possuírem com a coluna "Opções", na aba "Contatos" da ficha, selecionada como "Não recebe".

: Através deste processo será aberta a tela de anotações e anexos do boletim de medição, onde poderão ser inseridas observações e pendências no BM. Clique aqui para mais informações sobre o funcionamento da tela de anotações e anexos.