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É necessário fazer o fechamento da apropriação de custos para poder emitir seu relatório. O fechamento encerra todas as apropriações ocorridas em um determinado período e deixa os valores congelados.

Neste fechamento é necessário abrir e fechar um período de apropriação para que os dados saiam corretamente no relatório.

Durante o fechamento, o sistema gera o valor para cada centro de custo de cada rádio locado. Os valores são rateados de duas formas distintas:

1) pela quantidade de rádios: o valor será rateado proporcionalmente à quantidade de rádios locados entre todos os centros de custos daquela localidade ou da base, conforme cadastro do rateio.

2) pelo percentual: o valor será dividido entre os centros de custos conforme percentual estabelecido.

3) O sistema considera os equipamentos semelhantes no cálculo do fechamento. Caso o kit tenha um produto semelhante, o sistema incluí o mesmo no fechamento.

Procedimentos

Para efetuar o fechamento acesse o caminho "Iniciar -> Alocação -> Fechamento Apropriação de Custos", é aberta a tela de listagem "Fechamento de Apropriação de Custos" conforme mostra a imagem abaixo:

Figura 1 - Listagem de fechamento de apropriação de custo

Serão exibidos os fechamentos já criados, clique no botão para abrir a tela de inclusão do fechamento:

Figura 2 - Cadastro de fechamento de apropriação de custo

Abrindo um período de apropriação

Informe a "Data base" do período de apropriação, a "Base" do fechamento e clique no botão . Para carregar as apropriações já disponíveis, clique no processo (Quando buscar os equipamentos a serem faturados, caso o kit tenha sua cobrança reativada, será listado o registro referente ao mês do fechamento e os registros retroativos enquanto este kit esteve suspenso para cobrança. Atenção: Quando estiver habilitado o parâmetro de cobrar rateio, a tela mostra também a data do período faturado). Será considerado  o parâmetro "Dia Medição". O campo "Modalidade Pro-rata" indicará se no momento do fechamento, esse calculou pro-rata ou não (verifica o parâmetro geral).

Se o kit estiver suspenso dentro de um intervalo de dois períodos ao efetuar o fechamento do próximo não deverá permitir, exibindo a mensagem com os respectivos kits suspensos. Para efetuar o fechamento, o usuário deverá cobrar por sua devolução ou reativar os mesmos.

As colunas Dt. Inicio Cobrança, Dt. Fim Cobrança e valor base, estarão disponíveis, se o parâmetro geral "Calcular Pro rata" estiver marcado. O cálculo do pró-rata será:  (Vl. locação / 30) * ((Dt. Fim - Dt. Inicio) + 1), sendo:

• Vl. locação: Campo 'Valor locação' localizado no cadastro de kit.
• Dt. Inicio: Se a data da entrega for maior que a data do parâmetro 'Dia Medição', então será a data da entrega senão a data do parâmetro (Data do parâmetro = [Dia Medição] / [mês do fechamento] / [ano do fechamento]).
• Dt. Fim: Se houve devolução no período de fechamento, será a data da devolução senão a data do parâmetro (Data do parâmetro = [Dia Medição - 1] / [mês do fechamento] / [ano do fechamento]).

Desmarque a opção "Lançamentos extras" para visualizar as apropriações carregadas, essas não podem ser editadas. Para inserir itens extras de apropriação, marque a opção novamente e clique no botão , informe os dados do lançamento e tecle [Enter] ou clique no botão para salvar.

O processo permite o usuário limpar todos os kits e rateios da apropriação. Este processo fica habilitado enquanto a apropriação estiver em aberto.

Importante ressaltar que a partir desse processo o sistema realiza o tratamento referente as entregas suspensas e que antes do faturamento foram reativadas, ou seja, na tela de fechamento após realizar uma busca pelos kits/rateios o sistema atualiza o status do faturamento da entrega para "normal". Dentro desse cenário na tela de fechamento após acionar o processo "Limpar Kits/Rateios" o sistema atualiza o status na entrega para "Reativado".

Fechando um período de apropriação

Para encerrar as apropriações de um período, clique no menu "Processos" e selecione a opção . Confirme o fechamento e o campo "Data de fechamento" será atualizado com a data em que o processo foi executado.

Após o fechamento não é permitido fazer novas inserções de itens extras. Para desfazer o fechamento, selecione o processo . Não é possível estornar o fechamento de apropriação se essa estiver associada a outra, através dos kits reativados.

Os dados do fechamento serão exibidos conforme os valores de contrato da empresa, quantidade e seus centros de custo. É importante ressaltar que, se durante as operações houver um relacionamento com um rateio (clique aqui para mais informações sobre o cadastro de rateio do sistema) e esse possuir divisões de percentuais diferentes entre seus centros de custo, então o fechamento será diferenciado para cada centro de custo de acordo com sua proporção. Veja aqui o exemplo de utilização deste rateio com divisão por centros de custo.