Por Adriano Ceccarelli – Líder em Gestão de Processos e Qualidade
Um dos grandes desafios das empresas é a organização das atividades que são realizadas pelos seus colaboradores. Defino que estas atividades são ações com início e término previsto, contemplando também as tarefas recorrentes. Na maioria dos casos, não há padronização de ferramentas adotadas pela empresa na orientação de como seus colaboradores devem gerir suas tarefas.
Como garantir a comunicação entre os processos e certificar que as ações estão sendo realizadas, de forma a otimizar os recursos e diminuir o handoff?
A definição do processo, alinhado aos objetivos estratégicos e respaldado por um sistema de processos, ou mais conhecido como BPMS*, pode contemplar o desenvolvimento de sistemas que permitem o acompanhamento em tempo real das tarefas e utilização dos recursos. Desta forma, todas as informações inerentes a cada etapa da tarefa ficam registradas, obtendo o controle centralizado, fazendo com que os usuários deixem de utilizar ferramentas auxiliares para o controle de suas tarefas. Um sistema BPMS é uma ferramenta que permite a configuração de um processo, podendo apoiar de recursos visuais de modelagem, para a criação automática de ações dentre os participantes de um processo. A Sisloc tem um grande desafio e já está trabalhando com esta tecnologia para que o sistema contemple essa inteligência, permitindo a adaptação ao negócio do cliente.
Quando não é possível fazer uso de um sistema BPMS na sua empresa, há diversos aplicativos que podem ser utilizados para esta gestão compartilhada de tarefas. Alguns destes são gratuitos, como: Trello, Redmine, Mantis e MeisterTask, e outros são pagos: EasyRedmine, Runrun.it e Habitica. Cada um tem suas características mas todos com a mesma essência, gerir tarefas.
A gestão por meio de tarefas tem inúmeros benefícios, destaco dentre o principal e mais doloroso – A mudança de cultura para a sua adoção. Há um artigo o CEO Franklin Valadares, CTO e co-fundador do Runrun.it, cita trechos que é comum hoje na maioria das empresas – “O pior, na minha opinião, é o quanto o e-mail sobrevive às décadas. Muitos ainda acham que, ao enviar um e-mail, estão abrindo uma tarefa para o destinatário. Pronto, mandei e agora é problema dele!”. Em outra parte cita a respeito da perda de foco, “Acredito que a cultura construída durante uma década de tentar oficializar tudo por e-mail é o principal fator da perda de foco no trabalho“. Ou seja, a organização de suas demandas não pode ser uma lista de e-mails, o controle através de tarefas provém inúmeros recursos, dentre eles o compartilhamento da informação entre todos interessados e participantes.
*BPMS: significa em inglês “Business Process Management Suites/System” e em português” Suites/Sistemas de Gerenciamento ou Gestão de Processos de Negócio”, são as ferramentas/sistemas de softwares responsáveis pela automação, execução, controle e monitoração das etapas das atividades e tarefas realizadas em uma organização.
